Integritetsskydd
Integritetspolicy
Senast uppdaterad 25 augusti 2022
1.1 Introduktion
När du använder vår webbplats, tar emot tjänster från oss eller har kontakt med oss av andra skäl, kan vi behandla personuppgifter om dig. Nedan hittar du information om vilka personuppgifter vi samlar in, varför vi gör det och dina rättigheter i samband med behandlingen av de personuppgifter vi samlar in.
Intility kommer endast att behandla personuppgifter om dig i enlighet med lagliga ändamål och dina personuppgifter kommer att raderas eller anonymiseras när vi inte längre har grund för att behandla dem. Dessutom kommer vi att se till att dina personuppgifter är tillräckligt skyddade. Du kommer också att få information om dina integritetsrättigheter och hjälp med att utöva dina rättigheter.
Intility är ansvariga för behandlingen av de personuppgifter vi samlar in om dig. Förfrågningar avseende integritet riktas till privacy@intility.no eller Intility AS, org. nr. 981 967 070, Schweigaards gate 39, 0191 Oslo. Telefon: +47 24 10 33 00.
Om du vill läsa mer om hur vi arbetar med informationssäkerhet kan du besöka Intility Trust Center.
Denna integritetspolicy uppdateras kontinuerligt.
1.2 Mål för integritetsarbetet
- Förebygga dataläckage och missbruk av personuppgifter
- Säkerställa identitet och åtkomstkontroll
- Installera och upprätthålla robusta, tillgängliga och säkra system och tjänster
- Fastställa tydliga roller och ansvar för arbetet med informationssäkerhet och integritet
- Se till att organisationen har kunskap och medvetenhet om integritet
- Begränsa behandlingen av personuppgifter till det som är nödvändigt för de ändamål de behandlas för
1.3 Information om användningen av våra webbplatser
På intility.com använder vi oss av kakor (cookies). Du kan slå på eller av möjligheten för webbplatser att lagra kakor i din webbläsare genom att gå till webbläsarens säkerhetsinställningar. Inga av de kakor vi använder lagrar personuppgifter om dig som besökare.
Intility använder Fathom Analytics för att samla in information när du besöker vår webbplats. Fathom Analytics har utvecklat en metod för webbplatsanalys som bevarar besökarnas anonymitet och skyddar deras integritet. Fathom Analytics använder inga cookies eller pixlar för den datainsamling de utför. Kort sagt laddar vi ett script från Fathom som körs på våra sidor och skickar en ”pageview request” till deras servrar (som är placerade inom EU). Läs mer om hur deras lösning fungerar och vilken data de samlar in här.
Vi använder också Hotjar för att kartlägga användningsmönster på våra sidor. Vi har inaktiverat flera funktioner i Hotjar så att programvaran inte samlar in personlig information om besökare som plats och liknande. Hotjar ger oss information om vilka sidor användare går till och från, vilka knappar som används mest, hur långt besökarna skrollar på sidan och liknande. Hotjar använder cookies för att samla in data, men de lagrar ingen personlig information om dig som besökare. Läs mer om Hotjar och deras integritetspolicy.
Den information vi samlar in används för att förbättra innehållet och användarupplevelsen på våra webbplatser.
1.3.1 Intility Webshop
För att genomföra ett köp i vår webbutik behöver vi namn, mobilnummer, e-postadress, företagsnamn och företagsadress. Detta är nödvändigt för att kunna skicka din beställning till rätt leveransadress, hålla dig uppdaterad om orderstatus och kontakta dig vid behov. Vi kommer också att registrera födelsedatum vid beställning av mobilabonnemang.
Vi är skyldiga att spara orderinformation i samband med bokföring, hantering av skatter och eventuell garanti- eller returhantering. Denna historik raderas efter den lagstadgade lagringstiden om fem år.
Vi samarbetar med flera leverantörer för att kunna erbjuda webbutikstjänsten. I vissa fall kan vi behöva lämna ut personuppgifter om dig när du använder tjänsten. Leverantören kommer då att vara ansvarig för behandlingen av personuppgifterna. Till exempel kan vi lämna ut uppgifter som namn, (företags)adress, telefonnummer och önskad leveransplats till ett transportföretag för att de ska kunna leverera varorna till dig eller din arbetsgivare.
1.4 Behandling av andra personuppgifter
1.4.1 Kundhantering
Utöver information som samlas in genom användningen av webbplatsen och webbutiken behandlar Intility personuppgifter för våra kunders räkning. All sådan behandling sker för att fullgöra avtalet mellan Intility och kunden. Intilitys behandling av dessa uppgifter regleras av särskilda avtal (inklusive databehandlingsavtal) mellan kunden och Intility.
Om du är användare hos en av våra kunder kommer Intility att ta emot eller samla in personuppgifter direkt från dig eller från din arbetsgivare. Personuppgifterna behandlas för att vi ska kunna uppfylla våra avtalsförpliktelser gentemot kunden, såsom att skapa användarkonton, säkerställa åtkomstkontroll till systemet, tillhandahålla kundsupport, ge information om säkerhet och funktionalitet samt genomföra användarundersökningar för att förbättra våra tjänster.
Din arbetsgivare är ansvarig för behandlingen av personuppgifter om dig. Intility förutsätter att din arbetsgivare har rätt att lämna ut personuppgifterna till oss.
1.4.2 Försäljning och marknadsföring
1.4.3 Kurser och seminarer
Vi samlar in deltagares e-postadresser, namn och telefonnummer i samband med anmälan till kurser och seminarier. Informationen lagras i vårt ärendehanteringssystem och används för att få översikt över vilka som deltar, vilken bransch de kommer från, vilka befattningar de har och för att utarbeta statistik. Detta gör vi för att kunna förbättra de kurser och seminarier vi håller. Informationen används även för att utarbeta statistik och kan användas för att kontakta deltagarna för att få feedback om kursen/seminariet och i marknadsföringssyfte.
1.4.4 När du besöker eller kontaktar oss
När du besöker vårt huvudkontor på Schweigaards gate 39, Oslo, måste du registrera dig med fullständigt namn och telefonnummer samt ange vem på Intility du är där för att träffa. Registreringen bekräftas med ett SMS. Syftet med behandlingen är att personen du ska träffa på Intility får ett sms-meddelande för att kunna ta emot dig. Registreringen är också en del av våra fysiska säkerhetsåtgärder. Vi lagrar inte personuppgifter i detta sammanhang.
Som en del av ökad säkerhet i byggnaden har vi installerat övervakningskameror vid ingångsdörren, vid slussen, i receptionen, på fasaden vid lastplattformen, vid utfarten till garaget och inne i garaget på vårt huvudkontor. Installationen har gjorts enligt Datatilsynets riktlinjer. Inspelningarna raderas efter 7 dagar.
Vi behandlar även personuppgifter när du kontaktar oss via våra kontaktformulär eller e-post.
1.4.5 Skolbesök
Om du besöker vår huvudkontor i Oslo under skolbesök kommer du att erbjudas att samtycka till att få information om när och hur du kan söka praktik- och lärlingsplatser på Intility. Om du önskar detta samlar vi in namn, e-postadress och vilken skola du går på. Denna information används för att skicka ut 2-3 e-postmeddelanden med information och kommer att raderas efter 12 månader. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till behandling av dessa personuppgifter. Det enklaste sättet att göra detta är att skicka ett e-postmeddelande till privacy@intility.no
Vid skolbesök gäller även informationen i punkt 1.4.4. För att effektivisera registreringen av alla besökare kommer vi att förregistrera elever och lärare baserat på namnlistor som skickats från skolan före skolbesöket.
1.4.6 När du söker jobb hos oss
Intility använder en egen rekryteringslösning för behandling och hantering av ansökningar. Denna lösning tillhandahålls av Recruitment Manager AS. När du skickar in en ansökan måste du godkänna en separat integritetspolicy och information om cookies som anpassats till de personuppgifter som samlas in i rekryteringsprocessen.
Om du ansöker om en tjänst som en del av en grupp, till exempel i samband med ansökan om examensprojekt, kommer Intility att behandla personuppgifter om alla gruppmedlemmar. Detta omfattar namn, adress, telefonnummer och e-postadress, som samlas in genom CV:n, ansökan och annan relevant information från alla gruppmedlemmar. I vissa fall kan vi också spara e-postkorrespondens med dig om det är relevant. Dina personuppgifter kan granskas av personer inom Intility AS och/eller våra dotterbolag som behöver tillgång till uppgifterna för att kunna bedöma din grupps ansökan. Detta kan vara HR-personal och chefer, men kan också vara annan personal.
Vi sparar uppgifterna så länge det är nödvändigt för att slutföra rekryteringsprocessen. Uppgifterna i rekryteringsverktyget kommer i alla fall att raderas inom 12 månader från ansökningsdatumet. Om din grupp slutligen skriver en examensuppsats hos oss kommer uppgifterna att överföras till Intilitys HR-system och följa våra interna riktlinjer för behandling av anställdas personuppgifter.
1.4.7 Användarundersökningar
Intility skickar ut användarundersökningar till våra kunder för att förbättra de tjänster vi tillhandahåller enligt avtalet. Vi använder Questback AS som leverantör för detta ändamål. Det är frivilligt att delta i undersökningen, och du kan välja att vara anonym. Om du svarar på en sådan undersökning sparas personuppgifter som e-postadress, IP-adress, företaget du arbetar för och i vissa fall namn hos Questback AS. Personuppgifterna lagras hos Questback AS i upp till 4 år (standardkontraktsperiod) innan de automatiskt raderas.
1.5 Vem vi lämnar ut personuppgifter till
Om du är kund eller användare av våra tjänster kommer vi i vissa fall att dela dina personuppgifter med andra. Vi använder vissa underleverantörer för att tillhandahålla vissa av våra tjänster. Denna behandlingsaktivitet regleras i det specifika databehandlingsavtalet mellan oss och våra kunder.
Vi har också flera samarbetspartners till vilka vi förmedlar tjänster. Om ditt företag till exempel vill leasa utrustning och du genomför beställningen på företagets vägnar kommer vi att dela din kontaktinformation med leasingföretaget. Leasingföretaget har i det fallet ett självständigt ansvar för behandlingen av de personuppgifter det mottar. Detsamma gäller för våra bredbands- och teleoperatörer och till exempel budtjänster.
1.6 Dina rättigheter
Du har rätt att begära insyn, rättelse eller radering av de personuppgifter vi behandlar om dig. Du har även rätt att be oss begränsa behandlingen, att invända mot behandlingen och att få dina personuppgifter överförda till dig eller till en annan ansvarig för behandlingen (dataportabilitet). Du kan läsa mer om innehållet i dessa rättigheter på Datatilsynets webbplats.
Du kan utöva dina rättigheter genom att skicka ett e-postmeddelande till privacy@intility.no. Vi kommer att svara på din förfrågan så snart som möjligt.
Kom ihåg att du också när som helst kan återkalla ditt samtycke till behandlingen av personuppgifter hos oss. Det enklaste sättet att göra detta är att skicka ett e-postmeddelande till privacy@intility.no.
1.7 Hur vi säkerställer dina personuppgifter
Intility arbetar kontinuerligt med internkontroll och informationssäkerhet för att skydda din integritet. Detta innebär bland annat att vi löpande genomför riskbedömningar av våra system, utvärderar befintliga kontrollaktiviteter, kartlägger behandlingsaktiviteter och följer upp våra underleverantörer. Arbetet är förankrat genom användning av erkända ramverk för IT-styrning och kontroll.
Intility tillhandahåller och driver en IT-plattform med avancerade tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som skyddar dina personuppgifter. Vårt uppdrag är att säkerställa att dina personuppgifter skyddas mot förlust, förstörelse, korruption eller obehörig åtkomst. Vi har en säkerhetsram som regelbundet uppdateras i linje med den teknologiska utvecklingen. Läs mer om vårt arbete med informationssäkerhet i Intility Trust Center.
1.8 Lagring av personuppgifter
Dina personuppgifter kommer att lagras hos oss enligt ovanstående, i enlighet med särskilda lagstadgade skyldigheter eller så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen.
Om du har gett ditt samtycke till att vi behandlar personuppgifter om dig, till exempel i samband med utskick av nyhetsbrev eller deltagande i kurser eller seminarier, kommer vi att lagra uppgifterna tills du återkallar samtycket, tills tjänsten avslutas eller tills ändamålet med behandlingen upphör.
1.9 Klagomål
Om du anser att vi inte behandlar personuppgifter i enlighet med det vi har beskrivit här, eller om vi på annat sätt bryter mot dataskyddslagstiftningen, kan du kontakta oss på privacy@intility.no. Du kan även lämna klagomål på vår behandling av personuppgifter till Datatilsynet. Information om hur du kontaktar Datatilsynet finns på deras webbplats: www.datatilsynet.no.
Godkänt av:
Andreas Hisdal, 26 augusti 2022
Chief Executive Officer
Intility AS
Visselblåsning
Intility önskar upprätthålla en öppen yttrandekultur med höga etiska standarder. Vi ska främja hållbarhet, etik och socialt ansvar hos anställda och andra intressenter.
Visselblåsningstjänsten ger anställda, kunder, affärspartners och övriga intressenter möjlighet att konfidentiellt anmäla kritiska förhållanden och/eller beteenden som strider mot Intilitys etiska riktlinjer eller lag: https://report.whistleb.com/intility-external
Tjänsten fungerar som ett system både för tidig anmälan, för att minska risk, och för att rapportera faktiska händelser.
Vi anser att detta är ett viktigt verktyg för att främja god affärsetik och för att upprätthålla förtroende både från kunder och allmänheten. Alla anmälningar behandlas konfidentiellt.
Har du frågor eller önskar komma i kontakt med oss på annat sätt, vänligen kontakta oss via e-post på compliance@intility.no.
Ditt meddelande kommer att behandlas på ett säkert sätt
Rapporteringskanalen tillhandahålls av en extern partner, WhistleB Whistleblowing Centre, för att säkerställa anonymiteten för de som anmäler. Anmälningsprocessen är krypterad och lösenordsskyddad.
