Personvern
Personvernerklæring
Sist oppdatert 25. oktober 2023
1. Introduksjon
Når du bruker nettsiden vår, får tjenester levert av oss eller er i kontakt med oss av andre grunner, vil vi kunne behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du informasjon om de personopplysningene vi samler inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene vi samler inn.
Intility vil kun behandle personopplysninger om deg i samsvar med lovlige formål og dine personopplysninger vil bli slettet eller anonymisert når vi ikke lenger har grunnlag for å behandle dem. Videre skal vi sikre at personopplysninger om deg er tilfredsstillende beskyttet. Du skal også motta informasjon om dine personvernrettigheter og få hjelp til å gjøre dine rettigheter gjeldende.
Intility er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi innhenter om deg. Henvendelser som gjelder personvern rettes til privacy@intility.no eller Intility AS, org. nr. 981 967 070, Schweigaards gate 39, 0191 Oslo. Tlf: +47 24 10 33 00.
Denne personvernerklæringen oppdateres fortløpende.
2. Mål for personvernarbeidet
- Hindre tap av data og misbruk av personopplysninger
- Sikre identitet og tilgangskontroll
- Installere og vedlikeholde robuste, tilgjengelige og sikre systemer og tjeneter.
- Etablere klare roller og ansvar for arbeidet med informasjonssikkerhet og personvern.
- Sørge for kunnskap og besvisstgjøring om personvern i organisasjonen.
- Begrense behandlingen av personopplysninger til det som er nødvendig for formålene de behandles for.
3. Informasjon om bruk av våre nettsteder
På intility.no bruker vi informasjonskapsler («cookies»). Dette er små tekstfiler som plasses på datamaskinen din når du laster ned på en nettside. Noen cookies er nødvendige for at ulike tjenester på nettsiden vår skal fungere. Hvorvidt nettsider får lov til å lagre cookies i din nettleser kan slås av og på i de fleste nettlesere ved å gå inn på sikkerhetsinnstillingene i nettleseren. Ingen av informasjonskapslene vi benytter oss av lagrer personopplysninger om deg som besøkende. Informasjonen vi samler inn bruker vi for å forbedre innholdet og brukeropplevelsen på våre nettsider.
Intility bruker Fathom Analytics til innhenting av opplysninger når du besøker nettsiden vår. Fathom Analytics har utviklet en måte å gjøre nettside-analyse som bevarer de besøkende sin anonymitet og beskytter deres personvern. Fathom Analytics benytter ingen cookies eller pixler for datainnsamlingen de gjør. Kort fortalt laster vi et script fra Fathom som kjører på sidene våre og sender en «pageview request» til deres servere (som er lokalisert i EU). Les mer om hvordan løsningen deres fungerer, og hvilken data de samler inn her.
Vi bruker også Hotjar for å kartlegge bruksmønstre på sidene våre. Vi har skrudd av en rekke funksjoner i Hotjar slik at programvaren ikke innhenter personlig data som lokasjon og lignende. Hotjar gir oss informasjon om hvilke sider brukere går fra og til, hvilke knapper som blir mest brukt, hvor langt ned besøkende scroller på siden og lignende. Hotjar benytter seg av cookies for å gjøre datainnsamling, men de lagrer ingen personopplysninger om deg som besøkende. Les mer om Hotjar og hvordan de jobber med personvern her.
4. Behandling av andre personopplysninger i forbindelse med kundeforhold i Intility
4.1. Kundebehandling
I tillegg til opplysninger som innsamles gjennom bruk av nettstedet og nettbutikken, behandler Intility personopplysninger på vegne av våre kunder. All slik behandling skjer for å oppfylle avtalen mellom Intility og kunden. Intilitys behandling av disse opplysningene reguleres av særskilte avtaler (inkludert databehandleravtaler) mellom kunden og Intility.
Dersom du er bruker hos en kunde av oss vil Intility motta eller innhente personopplysninger direkte fra deg eller fra din arbeidsgiver. Personopplysningene behandles for at vi skal kunne oppfylle våre avtaleforpliktelser overfor kunden, som for eksempel å opprette brukerkontoer, sørge for tilgangskontroll til systemet, yte kundeservice, gi informasjon om sikkerhet og funksjonalitet og utstede brukerundersøkelser for å forbedre våre tjenester. Din arbeidsgiver er behandlingsansvarlig for personopplysninger om deg. Intility legger til grunn at din arbeidsgiver har rett til å utlevere personopplysningene til oss.
4.2. Brukerundersøkelesr
Intility sender ut brukerundersøkelser til våre kunder for å forbedre tjenestene vi leverer i henhold til kontrakt. Vi benytter Questback AS som leverandør til dette formålet. Det er frivillig å delta i undersøkelsen, og du kan velge å være anonym. Dersom du svarer på en slik undersøkelse, vil personopplysninger som e-postadresse, IP-adresse, selskapet du jobber for og i enkelte tilfeller navn lagres hos Questback AS. Personopplysningene lagres hos Questback AS i inntil 4 år (standard kontraktsperiode) før de slettes automatisk.
4.3. Deltakelse i kundeprosjekt – behandling av personopplysninger om tredjeparter
Dersom du er involvert i et prosjekt med eller en leveranse til en kunde av Intility, vil din kontaktinformasjon, som navn, arbeidsgiver/ selskap, e-postadresse og telefonnummer, bli registrert til bruk i prosjektet/ leveransen. Opplysningene samles inn på forespørsel i ulike planleggings- og samhandlingsverktøy som Intility benytter. Denne informasjonen er nødvendig for samhandling mellom involverte parter og omfatter eksempelvis utarbeidelse av prosjektplaner, tilordning av oppgaver mv.
4.4. Intility Webshop
For å gjennomføre et kjøp i vår nettbutikk trenger vi navn, mobilnummer, e-post, firmanavn og firmaadresse. Dette er nødvendig for å kunne sende din bestilling til riktig leveringsadresse, holde deg oppdatert om ordrebevegelsene og kontakte deg ved behov. Vi vil også registrere fødselsdato ved bestilling av mobilabonnement.
Vi er pålagt å oppbevare ordreinformasjon i forbindelse med regnskapsføring, avgiftshåndtering og eventuell garanti- eller returhåndtering. Denne historikken slettes etter den lovpålagte oppbevaringstiden på fem år.
Vi samarbeider med flere leverandører for å levere nettbutikktjenesten. I noen tilfeller vil vi måtte utlevere personopplysninger om deg når du benytter tjenesten. Leverandøren vil selv være behandlingsansvarlig for personopplysningene. For eksempel vil vi utlevere opplysninger som navn, (forretnings-)adresse, telefonnummer og ønsket leveringssted til et transportfirma for at de skal kunne levere varene til deg eller din arbeidsgiver.
4.5. Deling av personopplysninger
Dersom du er på skolebesøk ved vårt hovedkontor i Oslo vil du få tilbud om å samtykke til å motta informasjon om når og hvordan de kan søke praksis- og lærlingeplass i Intility. Dersom du ønsker dette, vil vi samle inn navn, e-postadresse og hvilken skole du går på. Disse opplysningene benyttes til å sende ut 2-3 e-poster med informasjon og vil slettes etter 12 måneder. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til behandling av disse personopplysningene. Den enkleste måten å gjøre dette på er å sende en e-post til privacy@intility.com
Ved skolebesøk gjelder også informasjonen i punkt 1.4.4. For å effektivisere registreringen av alle besøkende, vil vi forhåndsregistrere elever og lærere basert på navnelister oversendt fra skolen i forkant av skolebesøket.
5. Salg og markedsføring
Vi bruker anonymiserte personopplysninger og data for markedsføringsformål. Disse aktivitetene er berettigede forretningsformål og inkluderer markedsføring av produkter og tjenester. Vi lager blant annet målgrupper for markedsføring og markedsanalyser. Det gjør vi for å gjøre markedsføringen mer effektiv, og for å unngå å vise reklame til personer som ikke er i målgruppen.
6. Kurs og seminarer
Vi samler inn deltakeres e-postadresser, navn og telefonnummer i forbindelse med påmelding til kurs og seminarer. Informasjonen blir brukt til å få oversikt over hvem som deltar, hvilken bransje de kommer fra, hva slags stillinger de har, og til å utarbeide statistikk. Dette gjør vi for å kunne forbedre kursene og seminarene vi avholder. Informasjonen blir også brukt til å utarbeide statistikk, og kan bli brukt til å kontakte de respektive deltakerne for å få en tilbakemelding på kurset/seminaret og i markedsføringsøyemed.
7. Når du besøker eller kontakter oss
Når du besøker vårt hovedkontor i Schweigaards gate 39, Oslo, må du registrere deg med fullt navn og telefonnummer, og oppgi hvem hos Intility du har en avtale med. Registreringen blir bekreftet med en SMS. Formålet med behandlingen er at personen du skal møte hos Intility blir varslet per SMS, slik at vedkommende kan ta deg imot. Registreringen er også et av våre fysiske sikkerhetstiltak. Vi oppbevarer ikke personopplysninger i denne forbindelse.
Som et ledd i økt sikkerhet på bygget har vi installert overvåkningskameraer ved inngangsdør, sluse, resepsjon, fasade ved lasterampe, nedkjørsel til garasje og inne i garasjen i vårt hovedkontor. Installasjonen er gjort i henhold til Datatilsynets retningslinjer. Opptakene blir slettet etter 7 dager.
Vi behandler også personopplysninger når du tar kontakt med oss via våre kontaktskjemaer eller e-post.
8. Når du søker på stillinger hos oss
Intilitys benytter en egen rekrutteringsløsning for behandling og håndtering av søknader. Denne løsningen leveres av Recruitment Manager AS. Når du sender inn søknad, vil du måtte godkjenne en egen personvernerklæring og informasjonsskriv om informasjonskapsler, som er tilpasset de personopplysningene som innsamles i rekrutteringsprosessen.
Dersom du søker på stilling som en del av en gruppe, for eksempel i forbindelse med søknad om bachelorprosjekt, vil Intility behandle personopplysninger om samtlige gruppemedlemmer. Dette dreier seg om navn, adresse, telefonnummer og e-post, som samles inn gjennom CVer, søknad og annen relevant informasjon fra alle gruppemedlemmene. Vi vil i enkelte tilfeller også lagre e-postkorrespondanse med deg dersom dette er relevant. Personopplysningene dine kan gjennomgås av personer i Intility AS og/eller våre datterselskaper som behøver tilgang til opplysningene for å kunne vurdere din gruppes søknad. Dette vil særlig være HR-personell og ledere, men kan også være annet personell.
Vi lagrer opplysningene så lenge det er nødvendig for å fullføre rekrutteringsprosessen. Opplysningene som ligger i rekrutteringsverktøyet, vil uansett slettes innen 12 måneder fra søknadsdatoen. Dersom din gruppe ender opp med å skrive bacheloroppgave hos oss, vil opplysningene bli overført til Intilitys HR-system og følge våre interne retningslinjer for behandling av ansattes personopplysninger.
9. Intilitys behandling av personopplysninger
9.1. Dine rettigheter
Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å be oss begrense behandlingen, til å protestere mot behandlingen og til å få dine personopplysninger overført til deg eller til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet). Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside.
Du kan ta i bruk dine rettigheter ved å sende en e-post til privacy@intility.no Vi vil prioritere å svare på din henvendelse så fort som mulig.
Husk at du også til enhver tid kan trekke tilbake ditt samtykke til behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på er å sende en e-post til privacy@intility.no.
9.2 Hvordan vi sikrer dine personopplysninger
Intility arbeider kontinuerlig med internkontroll og informasjonssikkerhet for å sikre personvernet ditt. Dette innebærer blant annet at vi løpende gjør risikovurderinger av våre systemer, evaluerer eksisterende kontrollaktiviteter, kartlegger behandlingsaktivitetene og følger opp våre underleverandører. Arbeidet er forankret gjennom bruk av anerkjente rammeverk for IT-styring og kontroll.
Intility leverer og drifter en IT-plattform med avanserte tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak som ivaretar dine personopplysninger. Vår jobb er å sikre at dine personopplysninger beskyttes mot tap, ødeleggelse, korrupsjon eller uautorisert tilgang. Vi har et rammeverk for informasjonssikkerhet som oppdateres jevnlig i tråd med den teknologiske utviklingen.
9.3. Oppbevaring av personopplysninger
Dine personopplysninger vil bli lagret hos oss som angitt overfor, i henhold til særskilte lovpålagte plikter, eller så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.
Dersom du har gitt samtykke til at vi kan behandle personopplysninger om deg, for eksempel i forbindelse med utsendelse av nyhetsbrev eller deltakelse på kurs eller seminarer, vil vi lagre opplysningene frem til du trekker samtykket, til tjenesten avvikles eller til formålet med behandlingen opphører.
9.4 Klage
Dersom du mener at vi ikke behandler personopplysninger i samsvar med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du ta kontakt med oss på privacy@intility.no. Du kan også klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet. Informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet finner du på deres nettsider: www.datatilsynet.no.
Godkjent av
Andreas Hisdal, 26. oktober 2023
Chief Executive Officer
Intility AS
Varsling
Intility ønsker å opprettholde en åpen ytringskultur med høye etiske standarder. Vi skal fremme bærekraft, etikk og sosial ansvarlighet hos ansatte og andre interessenter.
Varslingstjenesten gir ansatte, kunder, forretningspartnere og øvrige interessenter mulighet til å varsle konfidensielt om kritikkverdige forhold og/eller atferd som strider mot Intilitys etiske retningslinjer eller lov: https://report.whistleb.com/intility-external
Tjenesten fungerer som et system både for tidlig varsling, for å redusere risiko, og for å varsle om faktiske hendelser. Vi mener dette er et viktig verktøy for å fremme god forretningsetikk og for å opprettholde tillit både fra kunder og offentligheten. Alle varsler behandles konfidensielt.
Har du spørsmål eller ønsker å komme i kontakt med oss på annet vis, ta gjerne kontakt med oss per e-post på compliance@intility.no.
Varselet ditt vil bli behandlet på en sikker måte
Rapporteringskanalen leveres av en ekstern partner, WhistleB Whistleblowing Centre, for å sikre anonymiteten til de som varsler. Varslingsprosessen er kryptert og passordbeskyttet.
